Wahrscheinlich kennst du etliche Versuche Prozesse Top-Down zu optimieren. Es geht aber auch moderner: Mit regelmäßigen Retrospektiven kannst du schnell sehen, was gut und schlecht läuft und direkt reagieren. Für solch eine “Retro” gibt es viele Methoden, eine davon — DAKI — stelle ich hier vor.
Was ist DAKI?
DAKI ist ein Akronym, was sich aus vier Wörtern zusammensetzt. Es steht für Drop, Add, Keep, Improve. Also: Fallenlassen, Hinzufügen, Behalten, Verbessern. FHBV geht aber nicht so leicht von der Zunge, weshalb wir beim englischen DAKI bleiben. Wie bei der Retro üblich sammeln wir so von allen Personen im Team Erfahrungen ein und können diese dann strukturiert auswerten. Aber wie genau machen wir das?
Wie führe ich DAKI durch?
Man sollte für das Verfahren etwa eine Stunde Zeit einplanen. Bei sehr kleinen Teams kann es auch etwas schneller gehen. Empfehlenswert ist eine Retro regelmäßig durchzuführen, zum Beispiel einmal die Woche oder einmal im Monat.
Als Erstes fängt man damit an, dass alle jeweils für sich selbst 5 Minuten pro Kategorie ihre passenden Erfahrungen sammeln. Also 5 Minuten für Drop, 5 Minuten für Keep und so weiter. Das bedeuten die Kategorien:
- Drop – Hier kommt alles rein, was einen ablenkt, stört, oder anderweitig dazu beiträgt, dass Ergebnisse verschlechtert werden. Das Ziel ist es diese Dinge mittelfristig auslaufen zu lassen.
- Add – Eure Projekte ändern sich mit ihrer Laufzeit. Hier kann man alles festhalten, was dir während deiner Arbeit fehlt und dir helfen würde die Projektziele besser zu erreichen. Das Ziel ist es hier Prozesse zu sammeln, die mittelfristig eingeführt werden sollen.
- Keep – Hier lohnt es sich zu überlegen, was einem beim Erreichen der Ziele geholfen hat. Alle Erlebnisse, die hilfreich waren, kommen hier rein. Das Ziel ist es, hier Dinge festzuhalten, die mittelfristig weiter beibehalten werden.
- Improve – Einige Prozesse sind vielleicht schon im Einsatz, aber noch nicht optimal. Dinge, die mit kleinen Veränderungen besser gemacht werden könnten. Das Ziel ist es hier Dinge festzuhalten, die man in veränderter Form beibehalten möchte.
Nach 20 Minuten sollte jede:r fertig sein. Jetzt nimmt man sich Zeit die persönlichen Notizen strukturiert zu sammeln und zu aggregieren. Dazu eignen sich (virtuelle) Whiteboards oder Pinnwände. Hier darf auch gerne kurz diskutiert werden, wenn Unklarheiten bestehen.
Nachdem du die Erfahrungen gesammelt und strukturiert hast, könnt ihr im Plenum überlegen welche Änderungen ihr jetzt durchführt.
Vorteile einer Retro mit DAKI
Der erste Vorteil, ist die klare Struktur, die DAKI einer Retro verleiht. Bei anderen Methoden, wie drei guten und drei schlechten Erfahrungen, kann die Retro schnell in eine wenig zielgerichtete Richtung abdriften. DAKI hingegen zielt rein darauf ab, Prozesse mit jeder Retro weiter zu optimieren.
Zum zweiten wird dein gesamtes Team eingebunden und in einer klaren Umgebung dazu gebracht Gedanken und Wünsche zu teilen. Aber eben wieder zielgerichtet. So fühlen sich alle gehört und als Teil des Optimierungsprozesses.
DAKI Vorlage (PDF + Dokument)
Um dir den Start in die DAKI Retro zu vereinfachen, haben wir dir eine Vorlage erstellt, mit der die Teilnehmer:innen ihre Gedanken sammeln können.