Die meisten von uns waren schon in dieser Situation. Man wird zu einem Meeting eingeladen, weiß jedoch nicht so recht weshalb. Und schon spielt jede zweite Person am Handy oder Laptop, während man sich wünscht, dass die Uhr bitte etwas schneller ticken möge. Das muss nicht sein. Wenn man sich an fünf einfache Regeln hält, kann man Meetings angenehm, effizient und produktiv für alle Teilnehmer:innen gestalten.
Regel 1 – Nicht alles muss ein Meeting sein
Mit der Zeit schleicht sich in den meisten Unternehmen eine Meeting-Müdigkeit ein. Das liegt oft daran, dass Meetings für Dinge missbraucht werden, die besser anderweitig bearbeitet werden können.
Ein Beispiel dafür sind Status-Updates. Vorgesetzte, Projektleiter:innen oder KollegInnen wollen etwas bezüglich eines Projektes loswerden und berufen dazu ein Meeting ein. Dabei redet dann im Normalfall nur eine Person, während der Rest passiv konsumiert. Besser wären hier Chats, Update-Videos oder andere Kommunikationswege im Intranet geeignet.
Bevor ein Meeting einberufen wird, sollte man sich also zuallererst fragen, ob das Anliegen nicht anders besser abgehandelt werden kann.
Regel 2 – Eine klare Agenda sorgt für klare Meetings
Auch folgende Situation werden die meisten schon erlebt haben: Jemand lenkt immer wieder auf einen Punkt, der nur dieser Person wichtig ist. Ohne richtige Agenda ist es schwierig wieder zu anderen Themen zu kommen, schließlich gibt es keine Vorgaben. Deshalb sollte man nicht nur im Vorfeld eine Agenda erstellen, optimalerweise erstellt man auch Zeitbeschränkungen für jeden Punkt, an die man sich zu halten versucht. Das hat auch den Nebeneffekt, dass alle Teilnehmenden fokussiert bei der Sache bleiben, wenn die Zeit begrenzt ist.
Schlussendlich ist das Vorbereiten einer Agenda ein Zeichen dafür, dass einem die Zeit der Kolleg:innen wichtig ist.
Eine klar strukturierte Agenda sorgt dafür, dass alle bei der Sache bleiben und die Zeit optimal genutzt werden kann.
Regel 3 – Die richtigen Leute im richtigen Meeting
Unser Meeting hat nun also einen Zweck und auch eine klare Agenda wurde erstellt. Trotzdem sitzt dort eine Person und scheint sich offenkundig zu fragen, was sie jetzt eigentlich eine Stunde lang dort macht.
Es ist ein natürlicher Impuls möglichst viele Leute zu einem Meeting einzuladen, für die es von Interesse sein könnte. Allerdings tendieren zu große Meetings dazu, dass entweder niemand mehr zu Wort kommt, oder die meisten sich so fühlen als wären sie fehl am Platz. Damit auch alle, die wichtiges Beitragen können zu Wort kommen können sollte man nur die Personen einladen, die wirklich wichtig für den Erfolg des Meetings sind. Amazon Gründer Jeff Bezos hat für seine Meetings die “zwei Pizza Regel”. Seine Teams sind maximal so groß, dass man diese mit zwei (amerikanischen) Pizzen ernähren könnte. Der Fall, in dem man wirklich 15 Personen in einem Zoom-Call braucht, ist außerordentlich selten.
Umgekehrt gibt es den Fall, dass Personen, allem voran wichtige Wissensträger:innen zu einer Sache, fehlen. Deshalb sollte die Zahl der Anwesenden so groß wie nötig, aber so klein wie möglich bleiben. Auch hier hilft es oft mit Teilnehmer:innen im Vorfeld abzustimmen, ob noch wichtige Personen im Meeting fehlen würden.
Ein Meeting mit einer riesigen Anzahl von Teilnehmer:innen ist selten produktiv. Kleine fokussierte Meetings mit den richtigen Personen zu einem Thema sind meist die Lösung.
Regel 4 – Aktivere Meetings für bessere Ergebnisse
Nachdem wir die richtigen Personen beisammen haben, kann es dennoch vorkommen, dass die Aufmerksamkeit mit der Zeit schwindet. Deshalb sollte man die Meetings aktiv halten. Anstatt zum Beispiel eine Person ein Protokoll schreiben zu lassen, kann man kollaborative Ansätze wählen, bei denen mehrere oder sogar alle Teilnehmer:innen das Protokoll zusammen erstellen. Bei den meisten Meetings sind auch Diskussionen ein wichtiger Bestandteil. Hier bietet es sich an live Ideensammlungen anzulegen, um die Teilnehmer:innen wieder zu aktivieren. Das kann man sowohl offline mit Stift und Papier machen, als auch mit diversen Online-Apps die sich dafür eignen. Wissenschaftliche Studien haben gezeigt, dass Meetings am besten funktionieren, wenn alle Teilnehmenden erfolgreich eingebunden werden können. Deshalb sollte die Moderator:in immer darauf achten, dass alle Anwesenden aktiviert sind.
Aktive Teilnehmer:innen eines Meetings produzieren die besten Ergebnisse. Kollaborative Notizen und Live-Ideensammlungen sind nur einige der Methoden um Anwesende zu aktivieren.
Regel 5 – Umsetzbare Resultate
Selbst die am besten strukturierten Meetings verfehlen ihren Zweck, wenn am Ende keine Resultate erzielt werden. Aus diesem Grund ist die Nachbereitung eines Meetings genauso wichtig wie die Vorbereitung. Mindestens eine Person muss sich im Anschluss – im Idealfall mithilfe der gemeinsam erstellten Notizen – daran machen die Resultate umsetzbar zu machen. Das heißt konkret: Es werden Aufgaben verteilt, die
- klar einer Person zugeteilt sind oder bei denen eine Person hauptverantwortlich ist
- einen Zeitrahmen besitzen in denen sie erledigt werden müssen
- konkreten Handlungen entsprechen, die eindeutig als erfüllt oder nicht erfüllt kategorisiert werden können.
So werden die Teilnehmer:innen auch das Gefühl haben, dass das Meeting Früchte getragen hat und die Zeit produktiv eingesetzt wurde.
Konkrete umsetzbare Aufgaben die aus den Meetings resultieren runden ein effizientes Meeting ab.
Elektronische Hilfsmittel
Natürlich kann man alle hier unterbreiteten Handlungsvorschläge mit Stift und Papier ausführen. Da meine Kolleg:innen und ich allerdings gerne mit effizienten Apps arbeiten, haben wir auf Basis unserer jahrelangen Forschung schnaq.com entwickelt. Damit lassen sich kollaborativ Meetings planen und kleinere Punkte schon im Vorfeld strukturiert diskutieren und aufgearbeitet präsentieren, damit man diese als Diskussionsgrundlage im Meeting nutzen kann.